SOP (Standard Operating Procedure)

Hampir semua organisasi dan perusahaan di dunia mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) sebagai acuan dalam melakukan proses pekerjaan. Idealnya, SOP disusun berdasarkan prosedur kerja dan kebutuhan setiap perusahaan. Maka dalam penerapannya, setiap SOP yang digunakan akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, meski mungkin ada kemiripan.
SOP biasanya dibuat oleh pihak yang berwenang, seperti tim khusus yang mewakili setiap divisi perusahaan, HRD manajer, manajer keuangan, manajer pemasaran, Quality Management Representative (QMR), bahkan meminta bantuan jasa konsultan SOP.

Pengertian SOP dan Cara Menyusunnya

Pengertian Standard Operating Procedure (SOP) dalam perusahaan adalah segala hal yang menyangkut dokumen singkat yang mudah dipahami dan digunakan yang menunjukkan poin-poin tindakan, serta alur kerja suatu organisasi atau perusahaan.
Menurut Wikipedia, SOP adalah prosedur operasi khusus yang menjelaskan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan peraturan industri, undang-undang provinsi, atau bahkan hanya standar Anda sendiri dalam menjalankan bisnis.
Dengan kata lain, SOP dapat diartikan sebagai dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang telah dibakukan dan ditetapkan untuk membantu kelancaran operasional dan administrasi pekerjaan di dalam suatu perusahaan.
Sebagian besar perusahaan terkemuka melakukan standarisasi operasi untuk mencapai stabilitas dan pertumbuhan yang efektif. Dalam penyusunannya, ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan, seperti kemudahan dan kejelasan, efektivitas dan efisiensi, keseimbangan, dinamis, berorientasi pada pengguna, mengikuti aturan dan hukum yang berlaku serta terukur dan pasti.
Dalam membuat SOP, Anda harus mengikuti beberapa langkah berikut ini:

Membuat Susunan Kerja

Susunan kerja dibuat oleh manajer dan karyawan untuk menentukan hal apa saja yang harus didiskusikan dan dimasukkan dalam SOP.

Merencanakan Alur Proses

Alur proses adalah penentuan format yang disetujui dan menentukan bagaimana SOP ini akan dijalankan oleh seluruh pihak yang terkait.

Melakukan Wawancara

Wawancara dibutuhkan untuk mengetahui pekerjaan apa saja yang dilakukan oleh karyawan yang nantinya operasional pekerjaan tersebut akan diatur dalam SOP. Perlu pula ditetapkan strategi lolos interview atau syarat seseorang lolos pada tahap wawancara itu apa saja.

Membahas dan Mensosialisasikan

Pihak yang terkait akan mendiskusikan standar operasional prosedur yang akan ditetapkan, menuliskannya sesuai dengan format yang berlaku, mendapatkan pengesahan dan mensosialisasikan kepada seluruh karyawan agar dapat diterapkan bersama-sama.

Evaluasi

Setelah ditetapkan dan diterapkan, SOP kemudian dievaluasi apakah sudah sesuai dengan apa yang diharapkan atau justru perlu perbaikan dan revisi untuk kelancaran operasional di perusahaan. Dalam menerapkan SOP, harus didasari dengan konsistensi, komitmen, terdokumentasi dengan baik dan bersifat mengikat.

Unsur-unsur Standar Operasional Prosedur (SOP)

Unsur-unsur dalam standar operasional Prosedur sangat menentukan dalam efektifitas penyusunan dan penerapan SOP itu sendiri. Ketika unsur-unsur SOP diabaikan dalam suatu organisasi, maka pelaksanaan SOP itu sendiri tidak bermanfaat bagi organisasi. Unsur-unsur SOP tidak hanya bermanfaat untuk menjadi rujukan penyusunan, akan tetapi juga berguna sebagai senjata kontrol pelaksanaan penyusunan SOP, yaitu untuk melihat apakah SOP yang disusun telah lengkap atau tidak.
Adapun unsur-unsur SOP yang bisa digunakan sebagai acuan dalam mengimplementasikan SOP antara lain sebagai berikut:
1. Tujuan
Pada dasarnya penyusunan SOP harus mempunyai tujuan. Tujuan penyusunan SOP harus dinyatakan jelas agar bisa menjadi landasan setiap prosedur serta langkah kegiatan yang ada di dalam SOP, termasuk keputusan-keputusan yang diambil pada saat melaksanakan suatu prosedur dan kegiatan.
2. Kebijakan
Pedoman SOP harus dilengkapi dengan pernyataan kebijakan yang terkait, yang bertujuan mendukung pelaksanaan prosedur secara efektif dan efisien. Kebijakan-kebijakan yang terkait dengan prosedur operasional standar bersifat spesifik untuk masing-masing prosedur.
3. Petunjuk operasional
Yang dimaksud petunjuk operasional dari prosedur adalah bagaimana pengguna akan membaca panduan prosedur operasional tersebut dengan cara benar. Bagian ini sangat penting untuk mengarahkan pengguna dalam memahami berbagai bentuk tampilan serta simbol-simbol yang digunakan didalam prosedur yang bersangkutan.
Petunjuk operasional hanya disajikan pada awal pedoman, dan tidak disajikan berulang-ulang pada setiap prosedur. Petunjuk operasional harus dinyatakan secara lengkap, konsisten, dan bahasa yang jelas. Sehingga petunjuk operasional menjadi lebih bermanfaat.
4. Pihak yang terlibat
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penyusunan suatu prosedur adalah pihak atau fungsi yang terlibat di dalam prosedur yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan prosedur, lebih baik menggunakan fungsi sebagai representasi dari pihak yang terlibat, daripada menggunakan nama bagian atau unit, departemen atau juga nama jabatan dan orang; yang rentan terhadap perubahan atau penggantian.
5. Formulir
Yang dimaksud formulir adalah bentuk standar dan dokumen-dokumen kosong atau lazim juga disebut blanko atau dokumen, yang lazim digunakan dalam menjalankan prosedur tertentu sebagai media yang menghubungkan tiap keputusan dan kegiatan yang dilakukan oleh setiap pihak yang terlibat di dalam prosedur tersebut.
Didalam SOP, formulir atau blanko atau dokumen, merupakan media validasi dan kontrol prosedur. Karena keberadaan formulir atau blanko atau dokumen di dalam suatu prosedur memiliki fungsi sebagai sumber terpenting untuk kontrol dan pelaksanaan audit, tidak hanya berfungsi sebagai media agar terlaksana relasi keputusan dan kegiatan antar pihak- pihak yang terlibat dalam prosedur. Oleh karena itu, di dalam pedoman SOP, dalam setiap prosedur, harus pula dijelaskan dengan tepat bagaimana cara pengisian setiap formulir yang digunakan dalam prosedur yang bersangkutan.
6. Masukan
Setelah formulir sebagai media masukan disiapkan, maka kegiatan di dalam sistem dapat dilakukan, dengan asumsi bahwa kualitas data sudah memenuhi persyaratan sesuai yang dinyatakan dalam kebijakan ataupun syarat prosedur.
7. Proses
Proses adalah tahapan lanjutan setelah tahapan masukan dalam prosedur. Proses dapat terdiri dari satu atau lebih subproses. Hal ini juga dapat terjadi pada prosedur suatu organisasi. Proses (dan sub proses) adalah kegiatan yang bertujuan mengubah masukan menjadi keluaran. Data dan informasi di dalam masukan diubah menjadi informasi dan knowledge yang dibutuhkan oleh organisasi untuk pengambilan keputusan dan melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
8. Laporan
Laporan yang dimaksud dalam SOP harus dibedakan dengan formulir, blanko, atau dokumen. Laporan dalam suatu prosedur, biasanya sangat spesifik dan tidak akan sama dengan laporan yang diproduksi di dalam prosedur lainnya.
9. Validasi
Validasi adalah bagian yang penting dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di dalam organisasi. Tujuan dari melakukan validasi adalah untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan kegiatan yang dilakukan telah sah (valid).
10. Kontrol
Kontrol dapat dibagi dengan berbagai cara. Ada yang menurut spesifikasinya, prosedur, kepatuhannya, dan sebagainya. Untuk dapat menerapkan SOP dan prosedur- prosedur, maka kontrol yang diterapkan harus mencakup semua bentuk kontrol tersebut.

Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP menjelaskan secara detil proses kerja yang berlangsung secara rutin yang harus di terapkan atau diikuti dalam suatu perusahaan. Penulisan dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan, dan untuk mendukung kualitas data informasi pada perusahaan. Penerapan SOP akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualitas control dan menjaga proses-proses pada perusahaan untuk tetap stabil, dan memastikan perusahaan tetap mematuhi peraturan pemerintah.
Jika dalam perancangan pembuatan SOP terjadi kesalahan, maka hasil yang di dapat menjadi tidak maksimal. Kesalahan yang terjadi dalam proses operasional di suatu perusahaan akan menimbukan kerugian bagi perusahaan tersebut. Oleh karena itu agar fungsi SOP dapat berjalan dengan baik, SOP harus dibuat dengan sejelas mungkin agar tidak terjadi kesalahaan presepsi dan informasi yang terdapat dalam SOP, dan dalam penerapan SOP dibutuhkan adanya pengawasan dan evaluasi dari pihak manajemen agar penerapan SOP dapat sesuai dengan standar yang telah dibuat oleh perusahaan agar hasil yang dicapai menjadi lebih maksimal.
Fungsi SOP:

Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Tujuan pembuatan SOP ialah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik ialah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.
Tujuan Standar Operasional Prosedur “SOP” adalah sebagai berikut “Indah Puji, 2014:30”:

Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor.
Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan “dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik”, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
Merupakan parameter untuk menilai mutup pelayanan.
Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
Sebagai dokumen sejarah bila telah dibuat revisi SOP yang baru.

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap “protap” adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh sipa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi “instansi pemerintah” secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain “Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008”:

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai, cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
Membantu penelusuran terhadap keselahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan, menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Dasar Penyusunan Standard Operating Procedure

Menyususun Standard Operating Procedure tidak semudah yang kita bayangkan. Menurut Atmoko (2011:1) dalam penyusunan Standard Operating Procedure terdapat beberapa tahapan, yaitu :
1. Analisis Sistem dan Prosedur Kerja
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi-fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.
2. Analisis Tugas
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat jabatan, dan tanggung jawab pejabat.
3. Analisis Prosedur Kerja
Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan.
Penyusunan standard operating procedure tidak ada aturan yang membatasi, namun beberapa hal harus diperhatikan. Menurut Fatimah (2015:64) beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun standard operating procedure, yakni :
a) Standard operating procedure harus lengkap dan akurat, serta berisi semua langkah penting yang harus dijalankan semua pekerja.
b) Standard operating procedure yang ringkas akan lebih memudahkan pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yang panjang dapat dibagi menjadi sua hingga tiga bagian (Standard operating procedure tahap persiapan, Standard operating procedure tahap pelaksanaan dan Standard operating procedure tahap penyelesaian).
c) Dengan memposisikan diri sebagai pengguna, pembuat Standard operating procedure tidak harus menjawab semu pertnyaan yang mungkin akan muncul karena Standard operating proceduretidak harus sedetail itu.
d) Perhatikan bahwa format flowchart memiliki kelemahan yaitu hanya bisa digunakan untuk Standard operating procedure yang sederhana. Pembuatan Standard operating procedure dengan format flowchart untuk prosedur yang bersifat rinci akan menyebabkan munculnya pola langkah yang panjang dan berantakan, sehingga susah dimengerti.

Landasan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Menurut Budiharjo (2014:10) ada beberapa landasan yang diperlukan sebagai fondasi dalam penyusunan SOP Dengan begitu SOP yang disusun akan sangat berguna bagi perusahaan atau organisasi apapun yang berkomitmen untuk menerapkannya. Beberapa landasan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Kriteria Dokumen SOP
Dokumen SOP perlu memiliki beberapa kriteria yang pada dasarnya dimaksudkan agar dokumen SOP yang dihasilkan benar-benar baik, dapat dipercaya, serta sejauh mungkin berguna bagi perusahaan yang menerapkannya.
Beberapa kriteria yang dimaksud adalah:
a. Penyusunan kalimat dengan bahasa sederhana dan mudah dimengerti
b. Mudah untuk diterapkan
c. Mudah dikendalikan
d. Mudah diaudit
e. Mudah diubah disesuaikan perkembangan.
Dengan beberapa kriteria diatas, hasil dokumen SOP yang disusun diyakini akan dapat menghasilkan prosedur standar yang dapat dipercaya, terutama bagi para pelaksana kerja di lapangan. Bagi atasan dari para pelaksana dapat bermanfaat sebagai alat kendali yang juga dapat dipercaya.Mengingat semua pekerjaan yang dilaksanakan sudah dioperasikan dengan prosedur standar baku yang sudah ditetapkan sehingga jauh lebih mudah dalam melakukan kontrol, kondisi seperti ini tentu sangat berguna bagi para pimpinan ataupun para pemilik perusahaan, terutama sebagai landasan dalam penyusunan rencana kerja untuk periode berikutnya.

Referensi:

BLOG MAHASISWA

Cari Blog Ini